إدارة العقود
هدفنا هو ضمان الوفاء بالعقود في الوقت المحدد وبالتكلفة الصحيحة.
نحن نركز عملنا على تخطيط العقود وتنفيذها. وضع خطة إدارة عقد قوية واتباعها يضع فريقنا في وضع جيد لإدارة كل عقد جديد بنجاح طوال دورة حياة الاتفاقية. غالبًا ما تتضمن عملية التخطيط تحديد مصادر للشركاء المتعاقدين المحتملين، على سبيل المثال عن طريق إرسال طلبات تقديم العروض. سيساعد مسؤولو العقود لدينا في تسوية تفاصيل ترتيب العقد ولتفاوض بشأن مسائل العقد مثل السعر وجداول التسليم وتوقعات الأداء.
على الرغم من أن كلمة إدارة تجعل الأمر يبدو كما لو أن هذا الجانب من دورة التعاقد هو في الأساس إداري بطبيعته، إلا أنه يتطلب قدرًا كبيرًا من الإستراتيجية والذكاء التجاري. يعد الدخول في عقود سليمة قانونيًا ومفيدة للطرفين أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح المالي.
لدينا أفضل الممارسات لإعداد خطة إدارة العقود.
تتمثل الخطوة الأولى لضمان نجاح عملية التعاقد في تحديد التوقعات بوضوح ، بما في ذلك النطاق والمخرجات والكتابة بالضبط ما يغطيه العقد وما لا يغطيه.
ستشمل خطط إدارة العقد الخاصة بنا حسابًا زمنيًا مفصلاً لكل معلم مهم طوال مدة العقد ، بما في ذلك تواريخ بدء المشروع وانتهائه ، والمواعيد النهائية للتسليم ، وتحديثات التقدم.
لتجنب نزاعات العقود والحفاظ على العلاقات الإيجابية بين جميع الأطراف ، سيعرف كل من يشارك في عملية إدارة العقد الشروط المالية للاتفاقية ، بما في ذلك قيمة العقد ، وفترات السداد ، وعملية معالجة الحاجة إلى أي نفقات إضافية.
لضمان الشفافية والمساءلة ، ستشمل الخطة تفاصيل حول كيفية تنفيذ مخرجات العقد ، بما في ذلك الأشخاص الذين سيعملون على كل جزء من الاتفاقية (بما في ذلك كل من الموظفين الداخليين والجهات الخارجية ، إن أمكن). إن وجود خطة لقياس النجاح طوال مدة العقد سوف يحافظ على توافق جميع الأطراف ويسمح بتصحيح المسار إذا لزم الأمر.
يأتي كل عقد محفوفًا بالمخاطر ، ولكن وضع الخطط لمراعاة هذه المخاطر يمكن أن يمنع جهة الاتصال من الفشل. نحدد المخاطر المحتملة لكل اتفاقية والخطوات التي يجب اتخاذها في حالة حدوث تلك الأحداث بالفعل. سيتيح البناء في بعض المرونة للجداول الزمنية والميزانيات حدوث تأخيرات أو مشاكل طفيفة وغير متوقعة يجب اتخاذها بخطى واسعة ومنع العقد (وربما العلاقة) من المعاناة بشكل كبير.
خلال مرحلة إدارة العقد ، من الممكن دائمًا أن تتغير الظروف ، مما يستلزم إجراء تعديلات على اتفاقية العقد. بالطبع ، سيعمل فريق إدارة العقود عن كثب مع جميع الأطراف الأخرى في الاتفاقية ، لذا فهم في وضع جيد لمعرفة ما إذا كانت العلاقة تعمل أو إذا كان من الضروري التدخل والتخطيط لإجراء مختلف.
تزيد المراحل الأساسية السبع لعملية إدارة العقود من قدرتنا على تلبية متطلبات العقد وتحقيق أفضل النتائج
أثناء مرحلة التخطيط ، سيحدد خبراؤنا تفاصيل نقاط القوة والضعف واحتياجات وأهداف إدارة العقود، ثم يحددون نوع النهج أو النظام الذي سيمكننا على أفضل وجه من معالجة هذه النقاط والاحتياجات والاهداف.
بعد أن نعرف كيف ستبدو عملية إدارة العقود ، يمكننا البدء في تنفيذ الأدوات والأنظمة اللازمة لدعم تلك الجهود.
هذا أيضًا هو الوقت الذي يتم فيه تأهيل وتدريب جميع المشاركين في عملية إدارة العقود على حل إدارة العقود لدينا حتى يكونوا مرتاحين تمامًا لاستخدام الأنظمة والتطبيقات
خلال مرحلة ما قبل العقد ، سيعمل عملاؤنا عن كثب مع إدارة العقد لبدء فهم التفاصيل المهمة للاتفاقية الجديدة. سيساعد ذلك عميلنا على الاستعداد لعملية إدارة العقد ودمج أي إرشادات محددة ستساعده على إدارة العقد والتسليمات بفعالية.
إذا لم يكن الأفراد الذين تفاوضوا على االاتفاقية هم نفس الأشخاص الذين سيقومون بالتنفيذ والتسليم وفقًا لشروط العقد ، فمن الضروري أن تكون هناك عملية تسليم شاملة ، وغالبًا ما تتضمن اجتماعات مخصصة لضمان التوافق والفهم المشترك للأدوار والمسؤوليات و اهم الانجازات.
مرحلة العقد هي عندما يتم تنفيذ العمل المحدد في الاتفاقية ويتم الانتهاء من التسليمات ، ونأمل أن يكون ذلك وفقًا للجدول الزمني والميزانية المتفق عليهما. هذا أيضًا أحد المجالات التي سيضمن فيها برنامج إدارة العقود البقاء على المسار الصحيح ويمنحنا الأساس اللازم لقياس الأداء على طول الطريق. ستتيح لنا ميزات مثل التنبيهات والإشعارات الآلية والتقارير المخصصة معرفة أي مواعيد نهائية قادمة تتعلق بالتسليمات ونوافذ الإنهاء وأي تواريخ أخرى نحددها تستحق المتابعة
عادةً ، مع انتهاء العقد ، سنحدد ما إذا كان سيتم تجديد العقد أو إعادة التفاوض بشأنه أو إنهاؤه تمامًا.
بمجرد انتهاء العقد ، هناك بعض المهام اللاحقة للعقد لإكمالها. قبل أرشفة العقد ، سنراجع شروط العقد بالتفصيل للتأكد من استيفاء جميع الشروط وتسوية الفواتير.
أخيرًا ، سيتيح إجراء المراجعة لنا ولعملائنا فرصة للكشف عن معلومات قيمة حول العقد وعملية إدارة العقد – بما في ذلك النجاحات وأوجه القصور – التي يمكن أن تساعدنا في تحسين الاتفاقيات المستقبلية.
أفضل ممارسات إدارة العقود لدينا
تشمل أفضل ممارسات إدارة العقود السبعة لدينا ما يلي:
- 1. نحتفظ بجميع عقودنا في مكان واحد
لإدارة عقودنا بشكل فعال ، نحتفظ بجميع العقود في مكان واحد ، وسنعرف بالضبط أين نذهب للعثور على اتفاقية أو تعقب التواريخ والشروط وتفاصيل العقد المحددة الأخرى.
- 2. نضع ونقيس مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة العقود
يعد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة العقود وقياسها هو أفضل طريقة لتحديد كيفية أداء العقود ويمنحنا طريقة لمشاركة هذه المعلومات مع عملائنا. تمكّننا مؤشرات الأداء الرئيسية هذه أيضًا من تحديد أي أجزاء غير فعالة من عملية إدارة العقود وتطوير استراتيجيات للتحسين من خلال تقليل المخاطر أو التخلص من التكاليف غير الضرورية أو إيجاد الفرص الضائعة في الاتفاقيات.